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¿Cómo mejorar la gestión del tiempo como emprendedor?

mejorar la gestión de mi tiempo como emprendedor
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Emprender supone un ejercicio que requiere de grandes dosis de esfuerzo, paciencia, constancia y tiempo. A menudo, cuando nos encontramos inmersos en el proceso, tenemos la sensación de que a los meses les faltan días y a los días horas. Por ello, aprender a mejorar la gestión del tiempo como emprendedor, nos va a permitir sacar el mayor rendimiento a nuestra energía diaria y, sobre todo, nos va a permitir controlar otros sentimientos ligados al estrés, la frustración o la apatía.

10 claves para exprimir tu tiempo

 

1 – Planifica el día de trabajo.

Por lo general las mañanas son momentos que están llenos de “cosas por hacer”. Responder email, rellenar documentos, contactar con clientes o proveedores son solo algunas de las muchas tareas que todo emprendedor debe enfrentar al comienzo de día. Establecer un plan previo de trabajo va a permitir organizar la jornada de forma que nuestra productividad mejore.

Por otro lado, en el caso de contar con varias tareas que necesiten de mucho tiempo y esfuerzo, un buen consejo a seguir es dividirlas en bloques más manejables, de plazos cortos a modo de secuencias.

 

2 – Prioriza entre las principales tareas del día.

Dar prioridad a unos temas sobre otros va a permitir que, cuando llegue el momento en el que no se pueda terminar una actividad, el emprendedor no sienta que no ha finalizado una tarea importante, sólo aquella que era menos urgente que las anteriores.

Asimismo, no hay dos tareas que tengan la misma importancia y hay que tratar de programar el día sin que tareas como “organizar el escritorio” se sitúen al mismo nivel que otra del tipo “preparar impuestos”. Además, es importante distinguir entre tareas mecánicas y estratégicas, es decir, aquellas que no requieren de un tiempo de reflexión y decisión de las que sí, puesto que éstas últimas necesitarán más tiempo.

 

3 – Organiza las actividades.

Un aspecto que se debe tener en cuenta tanto en el proceso de planificación como de priorización de tareas es que las personas sólo son productivas al 100% en las 4 o 5 primeras horas del día, por lo que es importante organizar las actividades que más energía requieran (especialmente de concentración) al principio, así como dejar un tiempo de reserva para imprevistos y emergencias, tanto por la mañana como por la tarde.

Por otro lado, hay que planificar las reuniones importantes y comunicaciones por correo electrónico o teléfono al principio del día, para después crear un bloque ininterrumpido de trabajo.

 

4 – Productividad y concentración.

Siempre habrá días en los que estos aspectos no trabajen de la mano. En esos días en los que parece que el trabajo no avanza es importante, primero, no abarcar grandes tareas y después, entender que todos tenemos días malos. Enfocar días como estos a realizar tareas menores no es perder el tiempo. Todo lo que nos permita avanzar en el trabajo, por poco que sea, está suponiendo avanzar en nuestro proyecto como emprendedores.

 

5 – Hay que evitar hacer varias tareas al mismo tiempo.

El cerebro consume mucha energía al reajustar el enfoque y concentración de una tarea a otra. Lo mismo se aplica a las interrupciones. Hay que marcar tiempos en los que responder a una llamada o permitir que otras personas accedan a nosotros mientras nos encontramos en mitad de una tarea importante. Además, en caso de que un pensamiento paralice nuestra tarea, es importante apuntarlo para retomarlo más adelante, así evitaremos que ese parón se prolongue en el tiempo.

 

6 – Establece plazos cortos de ejecución de planes, actividades o proyectos.

Varios estudios han demostrado que trabajar bajo presión puede ser estresante pero también productivo, puesto que nos obliga a fijar la atención en lo que estamos haciendo. En todo caso, es importante fijar límites de tiempo para cualquiera de las tareas con el fin de que éstas no se extiendan de forma infinita.

 

7 – Hay que evitar la procrastinación o, lo que es lo mismo, posponer las tareas.

Para ello, hay que trabajar desde una perspectiva de plazos cortos y tareas pequeñas, para después ampliarlo a plazos más grandes y actividades más complejas. Una vez hemos fijado y priorizado lo que tenemos que hacer en una lista, es importante evitar obsesionarse con ella y trabajar sobre cada punto como si ese fuera nuestro único objetivo en el día, así como marcar pautas de descansos de 5-10 minutos por cada hora de trabajo.

 

8 – La perfección no existe

Las altas exigencias en personas perfeccionistas van acompañadas de un sentimiento constante de insatisfacción. Por ello es importante acotar cuál es el punto con el que nos sentimos más satisfechos y frenar ahí, ya que todo lo demás puede o no mejorar el trabajo pero, sobre todo, lo que generará es una pérdida de tiempo innecesaria. No es lo mismo ser eficaz que ser eficiente.

 

9 – ¿A más horas de trabajo, más productividad?

No, no sólo no es cierto si no que puede derivar a un estado de agotamiento mental que puede prolongarse durante varios días.

 

10 – Aprender a delegar en otras personas.

Con el fin de aumentar nuestra eficacia laboral como emprendedores, se debe aprender a confiar en otras personas, ceder el control de algunas tareas y decisiones y no distraerse con los éxitos o fracasos del pasado.

 

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